Privacy Policy

1 Inleiding

Onze privacy policy omschrijft de verwerking van uw persoonsgegvens door de verwerkingsverantwoordelijke Plenso BV, ingeschreven in KBO onder nummer 0863 569 224 met maatschappelijke zetel te Meensesteenweg 192, 8800 Roeselare, hierna vermeld als Plenso of als Bubbelbende.
Plenso hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van persoonsgegevens. In het bijzonder wil Plenso de gegevens van haar klanten/gebruikers beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onrechtmatige verwerkingen, en dergelijke meer.
Plenso wil u door middel van deze Privacy policy informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, over welke gegevens door Plenos worden verwerkt en waarom, over uw rechten, enzovoort.
Plenso nodigt u uit om deze Privacy policy zorgvuldig te lezen, zodat u het beleid van Plenso op dit gebied kent en begrijpt.
Door de website en de diensten van Plenso te gebruiken, bevestigt u dat u deze Privacy policy zorgvuldig hebt gelezen en dat u deze zonder voorbehoud aanvaardt. Plenso behoudt zich het recht voor om deze Privacy policy te wijzigen indien dit nodig is. Deze wijziging zal gecommuniceerd worden via de website.

2 Toepassingsgebied

Deze Privacy policy is van toepassing op website en webapplicatie bubbelbende.be.

3 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Plenso bvba verwerkt in het kader van de site bubbelbende.be persoonsgegevens en is dus de verwerker van de persoongegevens.
De horeca- en andere uitbaters zijn de verwerkingsverantwoordelijke, en hebben in principe recht op het kunnen raadplegen van de gegevens op vraag van een overheid of aangestelde (vb contacttracer), maar niet voor andere doeleinden. Dus enkel met het oog op contacttracing als bepaald door de Veiligheidsraad.
Horeca- en andere uitbaters die de bubbelbende applicatie in hun zaak toepassen kiezen er standaard voor zelf niet per definitie toegang te hebben tot de inhoud van de database met registraties van hun bezoekers. Tenzij ze daar expliciet om verzoeken in het kader van contacttracing en een veronderstelde/aangetoonde legitieme vraag van een hogere overheid.
Het is in de eerste plaats Plenso die op basis van legitieme vragen van hogere overheden login zal aanbieden aan de tracers, dit met in potentieel resultaat afgebakend door parameters als een specifieke zaak, een specifieke postcode, enz... De login mogelijkheid voor één specifieke vraag zal daarbij niet resulteren in een blijvende toegang, wel een tijdelijke van 24 uur
Het is het doel dat de uitbaters (klanten Plenso, die de bubbelbende app hanteren om hun klanten te registreren) niet de verantwoordelijkheid dragen voor de verwerking van de gegevens. Plenso verzorgt voor de uitbaters de door de overheid opgelegde contact registratie en bepaalt daartoe welke gegevens verzameld worden, met welke reden en ook hoe die gegevens verwerkt worden. In die context kan men Plenso zien als aanspreekpunt bij vragen. De contacttracing wordt mogelijk door op vraag van overheden zaken op te zoeken of het opzoeken door diezelfde overheid of haar aangestelden mogelijk te maken door bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van een login.
Wanneer lokale stedelijke/gemeentelijke initiatieven zelf de contacttracing opdracht willen helpen vervullen, dan kan het dat we per gemeente/stad afgebakend een aangestelde verantwoordelijke een login code geven die langere termijn geldig is en toelaat zoekopdrachten te realiseren binnen desbetreffende relevante postcode(s).
Het kan ook dat op basis van een specifieke vraag Plenso toegang verleent aan een hogere overheid of door haar aangestelde om in het kader van een contacttracing opdracht, een zoekopdrachten binnen de database te doen en dan meerbepaald binnen de database van een specifieke horecazaak.
De uitbater van een zaak hoeft daarvan niet op de hoogte gesteld te worden.

4 Wat zijn persoonsgegevens?

Overeenkomstig artikel 4 van de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/AG (algemene verordening gegevensbescherming) (hierna genoemd "GDPR") wordt een "persoonsgegeven" als volgt gedefinieerd: "alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon."
Indien onderhavige Privacy policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de GDPR.

5 Plenso verwerkt volgende persoonsgegevens:

1. De persoonsgegevens van bezoekers/klanten van horeca- en andere zaken die aan de registratieplicht onderhevig zijn.
De gegevens die je zelf registreert via onze applicatie bubbelbende.be bij de zaak waar je de applicatie hanteert. Dit kan een horeca-of andere zaak zijn die in het kader van de bestrijding van het COVID-19 wettelijk onderworpen is aan een registratieplicht.
Via het formulier op onze registratie-applicatie verzamelen we gegevens over je identiteit, hetzij voornaam, naam, mailadres, telfoonnummer, omvang van de groep waarvan je de bubbelverantwoordelijke was bij registratie, de zaak je je op het moment van registreren bevond, het moment van registratie, eventueel het nummer van de tafel waaraan u zich bevond.
2. De persoonsgegevens van de verantwoordelijken (eigenaar/uitbater) van de horeaca- en andere zaken die registratieplicht hebben. Het gaat hierbij om naam, voornaam, e-mailadres en telefoonnummer.

6 Termijn bewaring persoonsgegevens

1. Persoonsgegevens van bezoekers/klanten, hetzij wie de zaak bezoekt:
De persoonsgegevens die ingegeven worden door wie een zaak bezoekt die onze registratietool hanteert, worden maximum 29 dagen bewaard, waarna ze onherroepelijk verwijderd worden. Dit gebeurt automatisch.
2. De gegevens van de verantwoordelijken van de horeca- en andere zzaken die bubbelbende gebruiken:
We bewaren de gegevens van onze klanten binnen de noden van onze contractuele verbintenis. De gegevens worden opgeslagen zolang noodzakelijk voor de doeleinden van de verwerking, en desgevallend langer wanneer dit zou volgen uit enige wettelijke verplichting.

7 Beveiliging van uw gegevens

Plenso hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Plenso heeft dan ook veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak (zoals encryptie, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers) om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te verwijderen.
In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Plenso gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informaticabeveiliging, zal Plenso onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en zal zij actie ondernemen via adequate herstellende maatregelen. Indien nodig zal Plenso de Gegevensbeschermingsautoriteit in kennis stellen van de inbreuk.
Onze site hanteert actueel SSL-certificaat, we maken gebruik van geëncrypteerde database.

8 Waartoe verwerken we jouw persoonsgegevens

Enkel om aan de wettelijke en zakelijke vereisten te kunnen voldoen.
De gegevens van onze klanten worden verwerkt om te kunnen voldoen aan de overeenkomst die ontsproten is uit de bestelling van onze klanten met als doel een bubbelbende-account voor hen te activeren.
De gegevens van wie de zaken van onze klanten bezoekt verwerken we in het kader van de verplichting bezoekers te registrereren in het kader van de tracering van mensen die eventueel in contact kwamen met andere personen die mogelijks drager waren van het COVID-19 virus.
Dit op basis van Ministerieel besluit van 24 juli 2020,art 3/10 en art 4 wat geldt als een dringende maatregel tegen de verspreiding van het COVID-19 virus. We verzamelen meer gegevens dan strikt wettelijk noodzakelijk, te rechtvaardigen doordat we met meer gegevens mogelijk nog snellere/efficiëntere detectie van potentieel besmette personen kunnen realiseren.
In onze tool wordt aangegeven welke velden wel en niet verplicht zijn.

9 Delen van persoonsgegevens met derden

1. Dat is eenvoudig: we delen je gegevens in beginsel met niemand anders dan met de officiële Contact Tracers van het Vlaams Agentschap Zorg & Gezondheid. Zij zijn de enige die gerechtigd zijn om toegang te krijgen tot jouw gegevens. Als op een gegeven ogenblik ook lokale Contact Tracer binnen een voldoende duidelijk wettelijk kader kunnen werken, kunnen wij op dat ogenblik jouw gegevens ook met hen delen. Dat doen we pas als we zeker zijn dat zij je gegevens mogen opvragen én als we zeker zijn dat zij veilig met je gegevens zullen omgaan.
2. We doen natuurlijk wel beroep op enkele partners om onze app te laten werken. Dat zijn met name Google Inc en Crystal computing BV (voor de hosting) en Mollie BV (voor de verwerking van betalingen). Deze subverwerker gaan veilig met de gegevens volgens onze instructies en onder ons toezicht.
3. Als wij onze activiteiten ooit stopzetten of overdragen aan iemand anders, bijvoorbeeld omdat we failliet gaan of onze activiteiten verkopen, dan kan dat betekenen dat je persoonsgegevens aan derden, die geheel of gedeeltelijk onze activiteiten gaan overnemen, worden overgedragen. Wij zullen je in dat geval steeds in de mate van het mogelijke vooraf informeren, maar je begrijpt dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is.
4. Wij zullen je Persoonsgegevens niet verkopen, verhuren, delen of op welke manier dan ook commercieel gebruiken. We delen je gegevens zelfs niet met de horecazaak, sportclub, feest- of receptiezaal, zwembad, casino of speelhal, wellnesscenter of andere zaak die je hebt bezocht. Je gegevens gaan van ons invulformulier rechtstreeks in onze database, waar ze versleuteld en gepseudonimiseerd bewaard worden. Zelfs ons eigen personeel kan jouw gegevens niet uitlezen. Enkel op verzoek van de Contact Tracers van de overheid worden je gegevens ontsleuteld en in een opnieuw leesbare vorm aan hen ter beschikking gesteld.

10 Welke rechten heeft u?

Recht op toegang en inzage
Overeenkomstig de GDPR kunt u op elk moment gratis inzage krijgen in uw persoonsgegevens, alsook kunt u nagaan waarvoor Plenso BV uw persoonsgegevens aanwendt.
Hiertoe richt u een aanvraag aan gdpr@plenso.bes, vergezeld van een kopie van uw identiteitsbewijs.

Recht op verbetering, aanvulling, verwijdering en beperking
U hebt het recht Plenso of de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen en te beperken.

In de volgende gevallen kunt u vragen om de verwijdering van uw persoonsgegevens:
- als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden;
- als de toestemming om de gegevens te verwerken, wordt ingetrokken en er geen andere rechtsgrond is voor de verwerking;
- als er bezwaar gemaakt wordt tegen de verwerking en er geen andere rechtsgrond is voor de verwerking;
- als de verwerking onrechtmatig is;
- als de gegevens verwijderd moeten worden om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting;
- als de persoonsgegevens betrekking hebben op een kind en deze gegevens verkregen zijn bij een informatiemaatschappij.

In de volgende gevallen kunt u vragen om de beperking van uw persoonsgegevens:
- wanneer u de juistheid van de persoonsgegens hebt betwist, gedurende een periode die Plenso of de verwerkingsverantwoordelijke in staat stelt om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
- wanneer de verwerking onrechtmatig is en u om beperking hebt verzocht;
- wanneer Plenso of de verwerkingsvertnwoordelijke de persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, maar u de persoonsgegevens nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
- wanneer u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, in afwachting van het antwoord op de vraag of Plenso of de verwerkingsverantwoordelijke over gerechtvaardigde gronden beschikt die zwaarder wegen dan die van u zelf.

Plenso kan de verwijdering of beperking weigeren indien het om persoonsgegevens gaat die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van een overeenkomst of haar gerechtvaardigd belang, en zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
Elk verzoek tot verbetering, aanvulling, verwijdering en beperking wordt gericht aan gdpr@plenso.be.

Recht van bezwaar
U beschikt eveneens over een recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. U kunt zich evenwel niet verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor Plenso noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van een overeenkomst of haar gerechtvaardigd belang en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heeft u te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van de u betreffende persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden daarna niet meer voor deze doeleinden verwerkt.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
U beschikt over het recht om uw persoonsgegvens die door Plenso worden verwerkt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen tenzij de verwerkingsverantwoordelijke hiervoor een wettelijke verplichting heeft.

Recht van intrekking van toestemming
Voor zover de verwerking is gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien Plenso of de verwerkingsverantwoordelijke over een andere rechtsgrond beschikt.

Kunnen uw rechten beperkt worden?
De uitoefening van uw rechten kan op basis van een aantal gronden worden beperkt, overeenkomstig artikel 23 van de GDPR. Het gaat om waarborgen van:
- De nationale veiligheid;
- Landsverdediging;
- Openbare veiligheid;
- De voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen;

Wanneer uw rechten flagrant en bewust geschonden worden kunt u zich wenden tot de burgerlijke rechtbank om een schadevergoeding te vorderen. Het is ingeval zulks zich lijkt op dringen belangrijk te weten dat wij ons vooraf steeds beschikbaar houden om open in dialoog te gaan en redelijkerwijze rekening te houden met uw eventuele klachten, teneinde die in directe communicatie en zonder verdere gevolgen in overleg met u zelf te kunnen oplossen.

11 Cookiebeleid

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. We houden het gebruik van cookies beperkt. Cookies die we eventueel hanteren zijn enkel op gericht het goed doen verlopen van jouw bezoekerssessie aan onze site. We implementeerden google analytics om de bezoekersaantallen te kunnen volgen op de website (Analytische cookies). Er zijn geen remarketingtags voorzien. Wat betreft de registratiepagina zelf wordt er enkel een sessiecookie (strikt noodzakelijke cookies) gebruikt die verwijderd wordt bij het sluiten van de browser. Dit lijkt ons het veiligst.

Cookies
Volgende categorieën van cookies worden gebruikt op de website bubbelbende.be:

- Strikt noodzakelijke cookies. Deze cookies zijn van essentieel belang om op de website te navigeren en gebruik te maken van de geboden functies. Zonder die cookies kunnen gevraagde diensten zoals het onthouden van de horecazaak, menukaart,...
- Google Analytics. Wij maken ook gebruik van diensten van derden zoals Google Analytics om informatie over bezoekers van onze website te verzamelen. Deze informatie wordt geaggregeerd om het aantal bezoeken, de gemiddelde bezoekduur, de bekeken pagina's enz. te bepalen. Wij gebruiken deze informatie om het gebruik van de website te meten en om de inhoud en de waarde van onze website te verbeteren. Meer informatie over de manier waarop Google uw informatie verwerkt vindt u op het privacy beleid van Google. Als u Google Analytics in uw browser wilt uitschakelen, volg dan deze instructies.

12 GEBRUIK LOGBESTANDEN

De website bubbelbende.be verzamelt automatisch bepaalde informatie omtrent de bezoekers van haar website waaronder het Internet Protocol (IP)-adres van uw computer, datum en tijd van toegang tot de website, het internetadres van de website vanwaar u bent doorgelinkt naar de website van bubbelbende.be, het IP-adres van uw Internet Service Provider, het besturingssysteem, de onderdelen, informatie en pagina’s van de website die u hebt bezocht of bekeken, alsmede het materiaal dat u hebt doorgestuurd of van de website hebt gedownload. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website, om de website en de dienstverlening van Plenso te optimaliseren. Daarnaast kunnen deze gegevens worden gebruikt voor historische, statische of wetenschappelijke doeleinden. De opgeslagen technische gegevens worden niet aan derden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

16 VRAGEN OF KLACHTEN

Indien nog vragen, aarzel niet ons te contacteren op gdpr@plenso.be. Via telefoon 051 251638 of via post Meensesteenweg 192, 8800 Roeselare